Uma solução jurídica é uma importante ferramenta de gestão para o departamento jurídico de médias e grandes empresas.
Para realizar negociações assertivas e com amparo legal, é essencial a integração de informações que identifiquem essas possíveis falhas e obstáculos na comunicação. No entanto, isso se torna mais complexo sem o auxílio de uma plataforma robusta e especializada.
Contar com uma solução desenvolvida para a área é uma alternativa atrativa, e vale a pena reconhecer sua importância, bem como integrá-la no budget do departamento.. Entenda mais sobre os benefícios de uma plataforma automatizada para o seu departamento jurídico, e veja como escolher a melhor.
O que é uma solução jurídica e quais são os principais benefícios para as empresas?
A solução jurídica é uma ferramenta criada especialmente para facilitar os procedimentos do departamento jurídico de uma organização, com o intuito de simplificar rotinas e automatizar tarefas repetitivas e manuais, provendo conteúdo jurídico assertivo, além de otimizar a produtividade dos colaboradores e possibilitar a gestão baseada em dados.
Utilizando um sistema especializado, é possível deixar de usar meios físicos e convencionais, como papéis e agendas, para administrar informações relevantes de forma eficiente e segura.
Ainda, possui uma série de benefícios voltados para o departamento e para a empresa. Confira alguns dos principais:
Gerenciamento de dados
Uma plataforma jurídica permite que os colaboradores possam realizar uma estruturação dos dados e gerenciá-los de forma mais eficiente, seja em um compartilhamento interno das informações ou com seus clientes e fornecedores, por exemplo.
Com o avanço das ferramentas digitais, cada vez mais rotinas passaram a ser feitas remotamente. No entanto, sem um sistema integrativo, torna-se mais difícil administrar o volume de arquivos movimentados diariamente.
Centralização x Ganho de tempo
A centralização das informações, aliado a integração de rotinas e a comunicação assertiva dentro da empresa agilizam as atividades do setor jurídico, o que proporciona um ganho de tempo no dia a dia.
Isso porque uma plataforma completa e especializada, unindo gestão jurídica e conteúdo jurídico centraliza o fluxo de informações.
Assim, centralizar os dados em uma única plataforma traz mais agilidade na localização de informações importantes para o seguimento das operações, tornando procedimentos e negociações mais rápidas e dinâmicas.
Diminuição de erros
A solução jurídica permite que a empresa deixe de utilizar ferramentas manuais e convencionais que possuem mais chances de erros.
Afinal, a apuração de informações e seguimento de atividades burocráticas se torna mais difícil quando realizada em arquivos tradicionais e obsoletos, por exemplo.
Contudo, com uma plataforma digital, não apenas a verificação de dados se torna mais assertiva, como o uso de ferramentas automáticas mitiga os riscos de erros.
Redução de custo
De forma assertiva, a empresa pode ter uma redução nos seus custos operacionais, pois evita a necessidade de refazer o serviço e, com isso, gastar recursos adicionais.
Gestão efetiva de contenciosos e contratos garantem o controle de prazos e contribuem na tomada de melhores decisões, além da redução de custos e riscos futuros.
Vantagem competitiva
A plataforma jurídica também confere à empresa um diferencial competitivo no mercado, por modernizar suas rotinas e permitir que ela opere com mais assertividade, rapidez e segurança. Ao elevar-se o compliance, a empresa percebe um impacto significativo em sua imagem perante o mercado
Ainda, com uma gestão automatizada, a corporação diminui eventuais problemas com auditoria, consolidando uma imagem e reputação mais confiáveis perante seus clientes
Critérios para se basear antes de buscar uma solução jurídica
Depois de compreender a importância da solução jurídica é fundamental conhecer os critérios para escolher a melhor solução para o seu departamento jurídico.
Veja os pontos que devem ser avaliados antes de investir :
Trace suas maiores dores
Cada plataforma oferece ferramentas voltadas para atender determinadas demandas, e é imprescindível conhecer as dores da sua empresa e do seu negócio antes de procurar uma plataforma jurídica.
Dessa forma, será possível atender exatamente o que o seu departamento jurídico precisa, otimizando seus resultados ao adotar uma solução que corresponda ao que você e sua equipe esperam.
Defina quais funcionalidades essenciais que o seu departamento jurídico necessita
Além disso, também é importante entender quais as funcionalidades essenciais que o seu departamento jurídico necessita.
Isso depende de diversos fatores, como as suas atividades e o foco do trabalho dos seus advogados. Se eles atuam na gestão de contratos, precisam de uma plataforma que possui um gerenciador de arquivos com automação de minutas e worksflows, por exemplo. Caso seja no contencioso, necessitam de uma plataforma jurídica com um controle de todos os envolvidos do processo, dos prazos e das processuais.
Tenha objetivos claros
É essencial que a empresa tenha objetivos claros antes de procurar uma solução jurídica completa. Apesar das diversas funcionalidades que esse sistema apresenta, o departamento precisa ter uma meta ao buscar essa solução.
Seja redução de custos, automação de rotinas ou modernizar o setor, conhecer os seus objetivos principais ajudará a atingi-los mais facilmente a longo prazo.
O que considerar ao contratar uma solução?
Por fim, para encontrar a solução ideal para a sua empresa, existem algumas considerações essenciais. Confira quais são:
Controle de prazos
Muitos dos objetivos que levam a buscar uma plataforma jurídica dependem de um controle de prazos aprimorado, tal como notificações por e-mail ou via sistema, além de ser uma atividade essencial para o departamento
Assim, avalie a existência dessa ferramenta no sistema que você considera adotar em seu departamento jurídico.
Atendimento especializado
O atendimento especializado é um diferencial a se considerar. Ter um suporte adequado e com várias opções de atendimento ao cliente atendimento (whatsapp, chamados, chats e e-mails), além de permitir tirar as dúvidas com agilidade, assegura uma experiência mais positiva ao cliente.
Relatórios e Dashboards intuitivos
Embora as operações jurídicas possam ser mais complexas e burocráticas, é essencial buscar uma solução com relatórios intuitivos.
A página inicial costuma centralizar a maioria das informações e atalhos que agilizam o acesso, e, por isso, deve ser de simples entendimento.
Dessa forma, os colaboradores poderão se adaptar mais facilmente, e cumprir suas atividades de forma bem ágil.
Acompanhamento de publicações
Todos os departamentos jurídicos devem estar atentos ao acompanhamento das publicações dos diários oficiais. Contar com uma plataforma que tenha esse acompanhamento facilita a tarefa e mantém os colaboradores atualizados.
Custo-benefício
O custo-benefício é um dos principais fatores a serem avaliados em uma solução jurídica. Afinal, a empresa também deve considerar seu orçamento e retornos financeiros.
Assim, buscar uma plataforma que esteja alinhada com seus custos e teto de gastos é fundamental para uma experiência mais positiva.
Gestão de processos jurídicos
A gestão dos processos jurídicos, no dia a dia, pode ser uma operação morosa, e contar com uma solução completa auxilia nessa atividade. Para tanto, priorize plataformas que contem com as funcionalidades citadas acima.
Assim, encontrar uma solução jurídica que atenda a todas essas funcionalidades pode oferecer diversos benefícios para a sua gestão, além de otimizar as operações do setor e valorizá-lo frente a empresa.
Procure um parceiro como a NGR Global, especialistas em uma das plataformas mais completas do mercado jurídico, o Legal One, da Thomson Reuters.
Conte com uma solução completa, robusta e inteligente, pronta para atender às suas necessidades jurídicas. Tenha o apoio de um time qualificado e certificado para modernizar sua gestão!
